Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Затверджено рішенням зборів
суддів Хотинського районного
суду Чернівецької області
11 вересня 2015рік
ЗАСАДИ
використання автоматизованої системи документообігу
Хотинського районного суду Чернівецької області
1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблено та затверджено на виконання Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року № 30 зі змінами та доповненнями (далі – Положення), та визначають питання стосовно розгляду питань функціонування автоматизованої системи Хотинського районного суду Чернівецької області (далі – суд).
1.2. Правовою підставою для затвердження цих Засад є вимоги Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства, Кодексу України про адміністративні правопорушення та Положень про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 зі змінами.
1.3. Затверджені зборами суддів Засади вносяться до автоматизованої системи суду та оприлюднюється на веб – порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
1.4. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів суду новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.
2.1 Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.
2.2 Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цим Положенням інформацію, забезпечують конфіденційність інформації, та зобов’язані суворо дотримуватись вимог Положення.
3.1 Вхідна кореспонденція, у тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується працівниками апарату Хотинського районного суду Чернівецької області відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі документообігу суду в день її надходження.
Кожен документ реєструється в суді лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.
У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється автоматизованій системі документообігу суду в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
3.2 Клопотання органів досудового розслідування у вихідні, святкові та неробочі дні приймаються та реєструються відповідальним працівником апарату суду відповідно до графіку чергування працівників апарату суду, затвердженого наказом керівника апарату суду.
3.3 На кожний вхідний, у тому числі процесуальний документ, в АСДС створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначається відповідною Інструкцією з діловодства.
3.3.1 До реєстраційної картки може додаватись копія паперового документа у вигляді вкладеного цифрового файла.
3.4 Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у поточному році та року реєстрації, формуються АСДС автоматично.
3.5 Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою документообігу суду автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі, у разі повторного надходження судової справи після належного її оформлення, та який обов’язково повинен вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.
3.6 Автоматизованою системою документообігу суду автоматично формується номер провадження, який містить індекс судової справи, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році (залежно від виду провадження), рік реєстрації.
3.7 Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи документообігу суду працівником апарату суду, відповідальним за автоматизований розподіл справ.
3.8 У разі надходження судової справи перед закінченням робочого часу, здійснюється її невідкладна реєстрація у розділі вхідної кореспонденції та може здійснюватись заведення ОСК на справу та автоматизований розподіл такої справи після закінчення робочого часу.
3.9 Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами справи, виправлення технічних помилок, описок тощо.
3.10 Якщо після передачі справи з канцелярії суду до судді виявилось, що при її реєстрації канцелярією суду допущена помилка у визначенні виду провадження, категорії справи – помічник судді, не пізніше наступного робочого дня, складає службову (доповідну) записку та разом із матеріалами справи передає керівнику апарату суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження.
3.11 У випадку, коли допущену помилку по справі щодо визначення виду провадження, категорії справи, коефіцієнту складності тощо, було виявлено користувачем автоматизованої системи (працівник апарату суду, якому надано наказом керівника апарату суду право доступу виконувати функціональні обов’язки щодо внесення відповідної інформації до автоматизованої системи), він, невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня, складає службову (доповідну) записку із зазначенням причини допущеної помилки та разом із матеріалами справи передає керівнику апарату суду (особі, що виконує обов’язки керівника апарату суду), який за результатами розгляду поданої службової (доповідної) записки, перевірки фактів викладених у ній, вирішує питання щодо внесення відповідних змін (інформації) до автоматизованої системи документообігу суду, про що видає відповідне розпорядження.
3.12 Вихідний номер документа, що підлягає направленню, автоматично формується АСДС таким чином:
у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком та через дріб поточного року;
у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали із зазначенням через дріб номера за порядком в межах кожної номенклатурної справи і через дріб поточного року.
4.1 Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації. У особливих випадках, коли з об’єктивних причин не може бути здійснено розподіл справи в день її реєстрації, такий розподіл здійснюється не пізніше наступного робочого дня після того, як відпали причини, які унеможливлювали розподіл.
Розподіл між суддями матеріалів (судових справ, клопотань), які надходять безпосередньо перед закінченням робочого часу, визначеного у Хотинському районному суді Чернівецької області, здійснюється в день їх реєстрації або не пізніше наступного робочого дня, крім справ та матеріалів, які підлягають негайному (невідкладному) розгляду, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
Справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду, в разі їх наявності, розподіляються невідкладно одразу після їх реєстрації.
У вихідні, святкові та неробочі дні справи, які підлягають розгляду слідчими суддями, реєструються та розподіляються в період з 9 до 15 години відповідно до графіку чергувань, встановленого наказом голови суду.
4.2. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, визначення суддів, що входять до складу колегії проводиться автоматично в загальному порядку згідно з вимогами Положення.
4.3. У кримінальному провадженні, де обвинувачений перебуває в розшуку та наданий дозвіл на його затримання з метою приводу до суду для вирішення питання про застосування запобіжного заходу, однак він доставлений до суду у вихідний, святковий, неробочий день для вирішення питання про застосування до нього запобіжного заходу, а головуючий суддя, який здійснює судовий розгляд одноособово, перебуває у відпустці, відрядженні чи на лікарняному, для подальшого розгляду такого кримінального провадження розподіл здійснюється між суддями кримінальної колегії (відповідно до графіку їх чергування як слідчих суддів), які чергують у вихідний, святковий, неробочий день.
У випадку доставки до суду підозрюваного, щодо якого слідчим суддею, надано дозвіл на його затримання з метою приводу до суду для вирішення питання про застосування запобіжного заходу, у вихідний, святковий, неробочий день, а слідчий суддя, який надав цей дозвіл, не чергує в цей день, або перебуває у відпустці, відрядженні, на лікарняному, для подальшого розгляду такого клопотання розподіл здійснюється між слідчими суддями відповідно до графіку їх чергування як слідчих суддів, які чергують у вихідний, святковий, неробочий день.
4.4. Клопотання (подання), що надійшли в порядку ст.537 КПК України, розподіляються судді, який був головуючим під час розгляду цього кримінального провадження по суті. У разі його відсутності (перебування на лікарняному, відпустка, припинення повноважень або в інших випадках), якщо ця обставина призведе до порушення розумних строків розгляду клопотання (подання), здійснюється їх автоматизований розподіл згідно з порядком, визначеним цими Засадами.
4.5. Заяви про забезпечення позову, заяви які надійшли після реєстрації та розподілу позовної заяви підлягають розподілу, передачі судді, якому визначена позовна заява.
Позовні заяви, заяви, клопотання, які надійшли після реєстрації та розподілу заяв про забезпечення позову у строки передбачені ЦПК України підлягають розподілу, передачі судді, який розглядав таке забезпечення позову та забезпечив позов до подання позовної заяви;
4.6. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли: - за два місяці до закінчення повноважень судді;
- за чотирнадцять робочих днів, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів) за винятком:
- за 5 робочих днів не розподіляються на раніше визначеного суддю, справи (протоколи) про адміністративні правопорушення, які повторно (або в черговий раз ) надійшли до суду після повернення їх судом для доопрацювання, приведення протоколів у відповідність із вимогами ст. 256 КУпАП, для долучення доказів чи інших, будь-яких причин;
- за 5 робочих днів не розподіляються на раніше визначеного слідчого суддю клопотання, скарги та заяви (про відвід слідчого та прокурора) по одному кримінальному провадженні;
- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;
- у період відпустки судді;
- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;
- під час тимчасової непрацездатності судді;
- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;
- відмітка у табелі «згідно з рішенням зборів» вноситься на підставі рішення зборів суддів;
-в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, по що робиться відмітка у табелі «інше».
Відмітка у табелі «інше» встановлюється також суддям суду в разі:
- участі в діяльності суддівського та місцевого самоврядування, або іншій діяльності, що не пов'язана із здійснення судочинства, відгулів за роботу у святкові та вихідні дні, перебування у нарадчій кімнаті та проголошення рішення суду, в разі відсутності відомостей про значний поміжок часу необхідний для цього, підготовка проектів рішень, виготовлення повних текстів судових рішень та направлення їх в реєстр судових рішень, перебування у судових засіданнях та розгляд справ. У випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, у необхідності проходження невідкладних медичних обстежень чи отриманні медичної допомоги, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності);
- у разі не виходу судді на роботу, або відсутності на робочому місці, суддя зобов’язаний повідомити про це керівника апарату суду або консультанта з кадрової роботи. (у період такого відсутності на робочому місці, що не підтверджений відразу як з поважних причин, може встановлюватися у табелі «інше»);
- у випадку перебування у судовому засіданні, засіданнях, підготовки проекту рішення суду, видалення судді до нарадчої кімнати для ухвалення судового рішення, проголошення, відправлення рішення до реєстру судових рішень.
Визначити перебування судді у судовому процесі, підготовки проекту рішення суду, перебування у нарадчій кімнаті по іншому судовому процесі, відправлення рішення до реєстру судових рішень, як обставинами, що унеможливлює участь судді в розподілі справ.
- слідчий суддя, або суддя, який розглядає справи за клопотаннями органів досудового розслідування та прокуратури, а саме клопотань про застосування або зміну запобіжного заходу; клопотань про обшук, клопотань про арешт майна, підлягає виключенню з автоматизованого розподілу справ в період такого розгляду;
-у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів;
Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
У разі надходження матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої в цьому суді вже здійснюється судове провадження, вони підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах.
5.1. Визначити, що всі судді, які зараховані до штату суду спеціалізуються на розгляді кримінальних, цивільних, адміністративних справ а також справ про адміністративні правопорушення.
5.2. У суді діє спеціалізація із здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.
Суддя (судді), уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх обирається зборами суддів суду.
5.3. Зборами суддів суду, обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів у кримінальному провадженні, в порядку передбаченому процесуальним законом. Кількісний склад слідчих суддів визначається зборами суддів суду. Слідчі судді обираються на строк три роки і можуть бути переобрані повторно.
6.1. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами Положення, з врахуванням Засад та правил поєднання судових справ.
6.2. Інформація про перебування судді в нарадчій кімнаті заноситься до табеля обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду. На підтвердження перебування судді в нарадчій кімнаті тривалий проміжок часу, секретар судових засідань або помічник судді надають керівнику апарату суду або особі, яка виконує його обов’язки, доповідну записку із інформацією про дату та час видалення суду до нарадчої кімнати. Для підтвердження перебування судді у нарадчій кімнаті не дуже тривалий проміжок часу, доповідна записка не подається(при цьому може встановлюватися у табелі «інше» ).
Вказана обставина є підставою для повторного автоматизованого розподілу справ, які підлягають негайному розгляду або по яких передбачено скорочений термін їх розгляду.
6.3. Враховувати при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи (відпустка, лікарняний, відрядження).
6.4. У випадку неможливості визначення членів колегії при автоматизованому розподілі кримінального провадження, в якому особа перебуває під вартою і строк тримання її під вартою спливає, розгляд якого здійснюється колегіально, серед суддів, на яких здійснюється розподіл, включати до автоматизованого розподілу суддів, які виключені з розподілу за 14 днів до початку відпустки упродовж усіх 14 днів, що передують відпусті.
Вказаний порядок застосовується і у випадку неможливості визначення членів колегії при автоматизованому розподілі іншого кримінального провадження, розгляд якого здійснюється колегіально.
7.1. У Хотинському районному суді Чернівецької області розробляються та затверджуються наказом Голови суду або особи, що виконує його обов’язки, графіки чергувань слідчих суддів у відповідності до визначеної спеціалізації у робочі, вихідні (суботні) та святкові, неробочі дні (на випадок надходження клопотань органів досудового розслідування).
7.2. Питання фактичного виконання суддями Хотинського районного суду Чернівецької області повноважень слідчого судді вирішуються шляхом їх включення/виключення до графіку чергувань слідчих суддів, складання відповідного формату чергування слідчих суддів за наказом Голови суду або особи, що виконує обов’язки Голови суду.
8.1. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді, окрім випадків, передбачених Положенням, також передаються, як слідчим суддям, з урахуванням їх спеціалізації:
- клопотання про тимчасовий доступ до речей та документів, подані в одному кримінальному провадженні під час досудового розслідування, - слідчому судді, якому в порядку автоматизованого розподілу визначено перше клопотання вказаної категорії;
- клопотання про обшук та про огляд приміщення, житла чи іншого володіння особи, подані в одному кримінальному провадженні під час досудового розслідування, - слідчому судді, якому в порядку автоматизованого розподілу визначено перше клопотання про огляд чи/та про обшук.
- клопотання про арешт майна, подані в одному кримінальному провадженні під час досудового розслідування, - слідчому судді, якому в порядку автоматизованого розподілу визначено перше клопотання про арешт майна.
Клопотання вказаних категорій, які надійшли протягом одного робочого дня у одному кримінальному провадженні, передаються слідчому судді, якому автоматизовано розподілено перше клопотання вказаної категорії у даному кримінальному провадженні.
Клопотання про арешт майна, яке надійшло до суду після усунення недоліків, передається слідчому судді, який виносив ухвалу про його повернення для усунення недоліків, а у випадку його відсутності на роботі – передається на автоматизований розподіл.
8.2. У разі відсутності раніше визначеного у судовій справі головуючого судді у випадках надходження справ, передбачених пунктом 21 розділу VIII Положення, з метою недопущення неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки, такі судові справи підлягають автоматизованому розподілу за наявності обґрунтованих підстав за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду або особи, яка її заміщує або на яку покладено такі функціональні обов’язки, з інформуванням Голови суду або відповідного заступника Голови суду.
8.3. У разі надходження до суду справ про адміністративні правопорушення за ст.124 КУпАП по факту однієї події, але відносно різних осіб, такі справи підлягають передачі судді, якому автоматизовано розподілено першу справу.
Судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень за однією й тією ж статтею або різними статтями КУпАП, але в рамках однієї глави Кодексу, якщо ці справи надійшли в один день, підлягають передачі судді, якому автоматизовано розподілено першу справу.
У разі надходження до суду після дооформлення справ про адміністративні правопорушення, такі справи підлягають передачі раніше визначеному судді.
У разі відсутності раніше визначеного у судовій справі головуючого судді, такі судові справи підлягають автоматизованому розподілу справ між суддями, які мають повноваження на здійснення судочинства під час надходження такої справи до суду після дооформлення.
8.4. Заяви, подання щодо вирішення питань, пов’язаних з виконанням постанов про накладення адміністративного стягнення у відповідності до ст.304 КУпАП (категорія 3-в по системі Д-3), а також про виправлення описок у судових рішеннях у справах про адміністративні правопорушення вирішується тим складом суду (суддею), який виніс таку постанову.
9.1 Окрім підстав, передбачених Положенням для вирішення питання про повторний автоматизований розподіл судових справ, передача судової справи для вирішення питання про її повторний автоматизований розподіл можлива у таких випадках:
9.1.1 Надходження черговому слідчому судді значної кількості клопотань про обрання запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою чи домашнього арешту, продовження строків тримання під вартою чи домашнього арешту, які підлягають розгляду в день надходження, і які слідчий суддя фізично не може розглянути в один день, останній звертається до керівника апарату суду чи особи, яка його заміняє, зі службовою запискою про здійснення повторного автоматизованого розподілу справ з дотриманням хронології їх надходження, або зі службовою запискою про виключення з розподілу у випадку значної різниці у навантаженні на чергових слідчих суддів;
9.1.2 У разі перебування судді, який розглядає справу, щодо якої КПК України передбачено скорочені строки розгляду на довготривалому лікарняному (понад 30 днів) поспіль та строки одужання якого невідомі, на підставі доповідної записки помічника судді або секретаря судового засідання така невирішена справа передається керівнику апарату або особі, яка його замінює, для вирішення питання про повторний автоматизований розподіл;
9.1.3 У разі надходження судді, який перебуває у нарадчій кімнаті понад дві доби, справи, по якій строк дії запобіжного заходу закінчується у період перебування судді у нарадчій кімнаті, помічник судді чи секретар судового засідання негайно, в день надходження відповідної справи, подає доповідну записку керівнику апарату або особі що його замінює, який вирішує питання повторного автоматизованого розподілу справи.
10.1.Коефіцієнт складності судових справ встановлюються та затверджуються Зборами суддів Хотинського районного суду Чернівецької області та є обов’язковими при заповненні обліково-статистичних карток на справи всіх категорій перед їх автоматизованим розподілом.
11.1. В автоматизованій системі документообігу суду для судді, який займає адміністративну посаду голови суду встановлюється коефіцієнт розподілу справ.
12.1. У разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм, настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять днів, такі випадки фіксуються відповідними актами у порядку, передбаченому Положенням.
12.2. У разі настання вищезазначених обставин, якщо згадані обставини тривають більше трьох годин, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації прав на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла тощо) здійснюється керівником апарату в алфавітному порядку черговості серед слідчих суддів, відповідно до графіку чергування.
13.1.Ці засади набирають чинності з наступного робочого дня після проведення зборів суддів Хотинського районного суду Чернівецької області.
13.2.Зміни та доповнення до цих Засад можуть бути внесені зборами суддів Хотинського районного суду Чернівецької області.
_03_03.png)
